¿Cómo saber si necesito una destructora para la oficina?
La destrucción de documentos es clave en cualquier oficina o despacho. La acumulación de documentos supone un problema de espacio, incluso en tiempos de digitalización.
La destrucción de la documentación también nos permite cumplir mejor con la Ley Orgánica de Protección de Datos, puesto que una vez la información se ha gestionado, lo más apropiado es destruirla para que no caiga en las manos equivocadas.
Para destruir documentos hay dos grandes alternativas. La primera es contratar a una empresa externa para la destrucción, que cumpla con todas las garantías y conforme a la normativa vigente. La segunda opción es la de destruir los documentos “en casa”. Es decir, utilizar destructoras de papel para que la información confidencial no salga nunca de las oficinas. Hoy vamos a hablar de esta segunda alternativa.
¿Por qué es tan importante la destrucción documental?
La mayoría de las empresas cuentan con una gran cantidad de información que se debe destruir de manera confidencial. Nombres de clientes, de proveedores y acreedores, datos de contacto, cuentas bancarias, etc. Es información que debe quedar protegida. La destrucción documental es importante para proteger los derechos de las personas, cuyos datos se han confiado a la empresa y esta es responsable, según la Ley Orgánica de Protección de Datos.
Al destruir los documentos, evitamos que estos se manipulen posteriormente, se pierdan o pasen a terceros. También evitamos que otras personas copien o fotografíen la información. Además es muy fácil reciclar las hojas ya trituradas, porque ya han sido previamente separadas del resto de los residuos.
¿Cómo elegir la mejor opción de destrucción para mi oficina?
A la hora de elegir la mejor destructora de papel, es importante tener en cuenta cuestiones como dónde la utilizaremos y con qué frecuencia y en PMC llevamos muchísimos años asesorando a nuestros clientes. Antes de tomar una decisión sobre qué destructora comprar, es importante reflexionar, mirar hacia dentro de la organización. ¿Qué cantidad de documentos voy a destruir cada semana? ¿Cuántas personas van a compartir la destructora? ¿Se trata de una tarea rutinaria integrada en el día a día o en un solo momento queremos destruir grandes cantidades de documentos?
Hay dos grandes líneas de destructoras, por un lado están las destructoras manuales, que suelen necesitar de la presencia de un usuario, para ir alimentando la destructora, ya sea introduciendo las hojas de 2 en 2, o de 20 en 20, pero siempre se necesita la gestión manual de una persona.
También están las destructoras automáticas, con las que el usuario puede ganar “tiempo”. Simplemente se ubican los documentos en la bandeja correspondiente, y la destructora los elimina hoja a hoja. De esta forma, el usuario puede volver a su sitio a seguir con sus tareas.
Ambas son buenas opciones, por eso recomendamos a nuestros clientes que se apoyen en nuestro equipo comercial, que se dejen asesorar, para comprar la destructora más adecuada para su organización.
