En este post te explicamos en que consiste esta herramienta:
Esta herramienta es ideal para cualquier tipo de empresa que trabaje con un volumen alto de documentación.
¿Qué es un gestor documental?
Es un espacio de almacenamiento digital donde residen los documentos de la empresa y al que se puede acceder de forma segura y autorizada en cualquier momento y desde cualquier lugar.
¿Cómo funciona un gestor documental?
Un gestor documental se basa en un programa informático de base de datos que organiza y categoriza los documentos, de tal manera que son fácilmente accesibles a través de referencias o etiquetas que los usuarios asignan a dichos documentos.
Ventajas y funciones de un gestor documental
- Ahorro de espacio.
- Al tratarse de un soporte digital, no es necesario un espacio físico de almacenaje.
- Ahorro de tiempo.
- No es necesario desplazarse y rebuscar entre archivos físicos. Lo tenemos todo a nuestro alcance desde el propio puesto de trabajo.
- Ahorro de recursos.
- Menos gastos en papel, en archivadores, en estanterías y en mantenimiento de equipos de impresión y fotocopiado.
- Seguridad de acceso.
- Acceso seguro a la información, o parte de ella, a través de permisos de usuario, pudiendo limitar tanto accesos como manipulaciones no autorizadas.
- Seguridad de contenido.
- Copia de seguridad informatizada del programa y los archivos con ubicación en la nube o en dispositivo extraíble.
- Control de la información.
- Mayor control de los procesos de introducción y organización de la documentación.
- Colaboración documental.
- Varias personas pueden acceder a la documentación para hacer correcciones o modificaciones de tal manera que dispongamos de la última versión o de varias versiones organizadas, según las necesidades.
Solicita más información sin compromiso llamando al 902 21 35 35 o a través de nuestra web www.pmc.es
